O Livro ‘Getting Things Done’ (‘A arte de fazer acontecer’, em português, ou apenas GTD) é todo baseado na estrutura de um método de organização do tempo. David Allan, após estudar muito sobre produtividade individual definiu o método GTD e o organizou. Por fazer muito sucesso no mundo todo, há diversos centros de treinamento e de certificação do método.
Esse resumo do livro foi feito com base na edição de 2019, traduzido para o português em 2021. Não cheguei a ler a edição anterior, mas fiquei interessado. Ela é muito diferente dessa atual. Ao que tudo indica a versão anterior era mais detalhada, explicativa e menos didática. Bom, esse é apenas um palpite de que não leu a edição anterior.
Logo no início do livro, na página 20, há uma autoavaliação. A nota máxima que pode ser alcançada nessa avaliação é 75. Não me lembro na nota que obtive quando li o livro, mas, agora que estou resenhando obtive a nota 44. O significado para essa nota é ‘você tem a ideia do que é levar uma vida produtiva’. Está bom para o momento.
Como comentei, o livro traz um método. Ele tem como referência o cumprimento de 5 etapas para que a vida possa ser mais bem organizada. São essas as etapas: Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar. O Livro inteiro explora todos esses passos. Entenda que o método em questão é orientado à organização das tarefas e projetos do dia a dia pessoais, individuais. É claro que é possível adaptar para ambientes coletivos, mas a essência não é essa.
Capturar é a primeira etapa. Todas as demandas do dia que chegam até você precisam ser registradas em um ambiente único e confiável. Eu utilizei incialmente uma ferramenta chamada TickTick, mas atualmente utilizo o Asana. Escreverei um artigo explicando a mudança. Entenda que a captura considera que qualquer pedido, ideia, sugestão etc. deva ser registrado num Inbox, seja em papel ou digital. Há uma máxima que gostei muito no livro: “A cabeça é um péssimo escritório”: mantenha o que precisa fazer num sistema secundário. Deixe sua cabeça livre para ter ideias.
A segunda etapa é o esclarecimento. Trata-se de uma pré-seleção das atividades. Se a atividade demanda ação, considere:
- Se a execução durar menos de 2 min: Execute agora
- Se a execução pode ser delegada para alguém: delegue
- Se a execução deve ser feita numa data e/ou hora específica: coloque na agenda
- Se a execução não tem um prazo específico: coloque em uma lista de próximas ações
Porém, se a atividade não demanda ação, considere:
- Se não tem nenhuma serventia: Jogar no lixo ou apagar
- Se pode ser consultado no futuro: arquivar
- Se pode ser executado algum dia, talvez: Colocar numa lista de itens incubados
Organizar é a terceira etapa. Essa etapa considera a reavaliação detalhada de todos os itens já esclarecidos. Essa é uma fase importante de planejamento. Algumas horas devem ser dedicadas para a organização e melhor distribuição das atividades.
Refletir é a quarta etapa. Esse item diz respeito ao planejamento, a observação detalhada dos itens já organizados de modo a sugerir como será a continuidade. A revisão semanal é uma importante ferramenta para o planejamento.
Engajar é a quinta etapa. Nesse momento ocorre a execução propriamente dita. De nada adianta você só ficar organizando e não executar nada. Se as listas de próximas atividades estão bem definidas você notará que é fácil de saber o que precisa ser feito. Na quarta fase não é necessário gastar tempo pensando no que precisa ser feito: há de se fazer e ponto.
O livro fala sobre alguns pontos importantes que precisam ser explicitados: Projetos, Contextos e Agenda.
Projetos são tarefas que para serem executadas um conjunto de subtarefas precisam ser feitas. Quando se registra uma atividade ela pode, na verdade, ser um projeto. Nesse caso é importante ter um controle adequado, sempre indicando com clareza qual é o próximo passo.
Contextos são locais ou momentos em que tarefas devem ser executadas. Por exemplo, imagine estar num taxi se deslocando. Esse pode ser um momento relevante para executar algumas atividades. Após fazer a etapa 1 (Capturar) ou etapa 2 (esclarecer), pode ser importante colocar a tarefa numa lista de próximas ações exclusivas para o contexto mais adequado.
Agenda é o que parece, mas tem particularidade. Para o GTD só se coloca na agenda as tarefas que precisam ser feitas naquela data. São coisas do tipo do-or-die (fazer ou morrer). Para o método tarefas corriqueiras não devem entrar na agenda para não complicar a gestão. Para David Allan a agenda e quase sagrada e deve ser utilizada com extremo zero. A etapa 4 (Refletir) visa organizar as tarefas avulsas, os projetos e as tarefas agendadas.
Vale comentar que o método considera algumas coisas que vão além do conteúdo do livro, como o que chamam de horizontes. É possível que esse teor esteja disponível na edição anterior do livro. Eu só descobri após ver vídeos de youtuber ou ler em blogs do tema.
Em resumo, o livro de 215 páginas é de uma leitura fácil que explica o método e os detalhes do como pode ser aplicado com pequenos exercícios no meio.
Ele atua/atuou como Dev Full Stack C# .NET / Angular / Kubernetes e afins. Ele possui certificações Microsoft MCTS (6x), MCPD em Web, ITIL v3 e CKAD (Kubernetes) . Thiago é apaixonado por tecnologia, entusiasta de TI desde a infância bem como amante de aprendizado contínuo.